Ngày 11 tháng 11 năm 2017 đã diễn ra lễ ký hợp đồng chuyển giao phần mềm giải pháp tổng thể quản lý mạng lưới cấp nước giữa Công ty TNHH MTV phần mềm CityWork Việt Nam và Công ty cổ phần cấp thoát nước Bến Tre
Thách thức gặp phải khi Quản lý mạng lưới cấp nước lớn
Công ty Cổ phần cấp thoát nước Bến Tre tiền thân là công ty cấp thoát nước Bến Tre. Công ty có chức năng nhiệm vụ: sản xuất và phân phối nước sạch, thoát nước bẩn, nạo vét, thông tác rãnh, thi công xây lắp chuyên ngành cấp thoát nước…Với quy mô hơn 70.000KH gồm 3 nhà máy nước và 3 chi nhánh thì công ty đã có những cái khó khăn trong công tác quản lý chung.
Đặc biệt trong việc giám sát quá trình hoạt động của các chi nhánh còn rất hạn chế, cũng như việc báo cáo các tình hình kinh doanh sản xuất hiện thời là không có, tất cả các công tác đấy đều phải chờ đến cuối tháng thì mới có các báo cáo về tình hình hoạt động.
Với công tác quản lý hệ thống tài sản trước đây, công ty chưa nắm bắt được đầy đủ và trực quan các hệ thống đường ống, đồng hồ nước, van, trụ cứu hỏa, vị trí các nhà máy…. Các tài sản này chỉ được quản lý trên các bản vẽ thi công mà chưa có thống kê đầy đủ về thông tin chi tiết cũng như tổng quát về các hệ thống tài sản này.
Việc quản lý các sửa chữa trước giờ chỉ nằm trên giấy tờ, chưa có được cách nhìn trực quan về các sự cố diễn ra trên hệ thống.
Việc quản lý đồng hồ vẫn còn rất hạn chế, công tác xuất ra báo cáo kiểm định đồng hồ để làm công tác thay thế đồng hồ còn rất thủ công và mất rất nhiều thời gian.
Công tác quản lý các chỉ số chất lượng nước chỉ nằm trên giấy tờ và chưa có cách nhìn trực quan về các chỉ số chất lượng nước so với tiêu chuẩn.
Với việc quản lý khách hàng bằng phần mềm cũ, đa phần công việc báo cáo và kết quả kinh doanh – sản xuất đều phải xử lý bằng tay, kết quả báo cáo phải đến cuối tháng mới có.
Công tác quản lý nhân viên đi ghi chỉ số nước chưa nắm được hoàn toàn. Chưa có biết giám sát được quá trình đi ghi, người ghi số chưa nắm rõ được tình hình sử dụng nước khách hàng.
Sau quá trình thí điểm ở chi nhánh cấp nước Giồng Trôm, thì Phần mềm CityWork đã thể hiện được tính vượt trội của phần mềm so với phần mềm và cách quản lý trước của công ty. Các công tác quản lý nhân viên ghi chỉ số nước được nắm sát với thực tế, từ việc giám sát nhân viên đi ghi nước và quá trình ghi chỉ số của nhân viên. Trong đó, công tác quản lý ở văn phòng diễn ra chặt chẽ hơn, tình hình ghi thu, các chỉ số, doanh số, chỉ số sản xuất được cập nhật liên tục, giúp cho ban lãnh đạo công ty từ cấp quản lý chi nhánh đến ban giám đốc công ty đều nắm được tình hình hoạt động của chi nhánh. Các báo cáo được của chi nhánh được thực hiện nhanh chóng, tổng thể trên phần mềm về tình hình sản xuất kinh doanh hiện thời.
Hệ thống các tài sản của chi nhánh được cập nhật và được biên tập trên nền Web. Các thông tin về tài sản như: loại ống – tên ống- chất liệu- tuyến ống- thời gian sử dụng – đơn vị thi công,…. được nhân viên của chi nhánh tiến hành cập nhật. Toàn bộ đồng hồ sử dụng nước của chi nhánh được các nhân viên tiến hành đi thu thập chỉ trong một tháng. Dần dần các hệ thống tài sản khác của chi nhánh được cập nhật lên và hoàn thiện, tạo tiền đề để thể hiện được bản đồ kiểm tra sự cố hệ thống mạng lưới cấp nước cũng như các ứng dụng vận hành hệ thống.
Các sự cố xảy ra được thể hiện trên hệ thống lưới cấp nước. Tình trạng xử lý cũng như đang thực hiện được cập nhật trên bản đồ bản kiểm tra, giúp cho Giám đốc chi nhánh có thể giám sát được các sự cố diễn ra trên hệ thống quản lý. Từ các thông tin thuộc tính của từng đường ống được cập nhật và các sự cố mạng lưới được thể hiện trên bản đồ mạng lưới cấp nước, giúp giám đốc chi nhánh có thể đưa ra các đánh giá về các sự cố và hướng đề xuất khắc phục cải thiện mạng lưới để giảm tỷ lệ thất thoát nước qua các sự cố mạng lưới.
Sau khi áp dụng phần mềm Citywork vào công tác quản lý thì việc quản lý đồng hồ sử dụng nước diễn ra dễ dàng hơn bao giờ hết, chỉ cần một vài click chuột thì chi nhánh đã có danh sách các khách hàng cần được thay đồng hồ do hết hạn sử dụng đồng hồ hay danh sách đồng hồ sử dụng đến hạn kiểm định chất lượng đồng hồ nước.
Quản lý chất lượng nước được quản lý qua bản đồ cho cái nhìn trực quan về các điểm quan trắc lấy lấy cũng như thể hiện các thông số chất lượng nước trên các điểm qua trắc.
Qua quá trình triển khai thí điểm trên toàn hệ thống chi nhánh Giồng Trôm và đã đạt được nhiều tiêu chí đặt ra ban đầu cần khắc phục. Ban giám đốc quyết định tiến hành triển khai trên toàn hệ thống Công ty cổ phần cấp thoát nước Bến Tre.
Từ tháng 8 đến tháng 11/2018, quá trình triển khai, hướng dẫn và hỗ trợ cho Công ty cổ phần cấp thoát nước Bến Tre hoàn tất phân hệ quản lý khách hàng, bảo trì, quản lý đồng hồ sử dụng nước và số liệu quan trắc.
Sau khi áp dụng phần mềm Citywork cho toàn công ty, ban giám đốc rất hài lòng về phần mềm. Quản lý khách hàng luôn được cập nhật liên tục từ việc ghi chỉ số, tính tiền, phát hành hóa đơn điện tử cho đến việc thanh toán gạch nợ, giúp cho ban giám đốc có thể nắm bắt được liên tục quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty. Quá trình ghi – thu và các công tác tại văn phòng được rút ngắn rất nhiều so với lúc trước. Từ đó, công ty mới phân bố lại nhân sự một cách hiệu quả và khoa học hơn.
Hệ thống mạng lưới tài sản của công ty được cập nhật lên bản đồ gần như là đầy đủ nhất từ trước tới giờ. Từ đó, tất cả các sự cố trên hệ thống được thể hiện đầy đủ trên bản đồ mạng lưới, ban giám đốc có thể giám sát được các sự cố diễn như thế nào và đốc thúc các đơn vị thi công nhanh chóng khắc phục sự cố.