Công ty CP nước sạch Vĩnh Phúc triển khai Hóa đơn điện tử

Công ty cổ phần nước sạch Vĩnh Phúc là một trong những đơn vị mạnh dạn đi đầu áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hệ thống mạng cấp nước. Bắt kịp cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ cũng như các giao dịch điện tử như ngày nay, Cấp nước Vĩnh Phúc đã  chuyển đổi phương thức phát hành hóa đơn giấy truyền thống sang phương thức phát hành hóa đơn điện tử chính thức từ tháng 7/2017. Công ty đã lựa chọn sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử của Viettel và được tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng CityWork để có thể sử dụng các nghiệp vụ hóa đơn điện tử tập trung trên giao diện Phần mềm CityWork.

Nhằm hướng đến phương thức thanh toán chuyên nghiệp hơn, công ty đã trang bị các máy in nhiệt tại quầy thu, phát hành thẻ khách hàng, gửi tin nhắn thông báo số tiền cần thanh toán đến khách hàng trước thời gian thu tiền nước. Qua đó, đơn giản hóa thanh toán tiền nước, khách hàng biết trước số tiền nước phải trả thông qua tin nhắn SMS để chủ động thanh toán trong thời gian quy định tại các quầy thu. Đội ngũ nhân viên thu ngân chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, có đầy đủ trang thiết bị công nghệ thông tin, phương tiện thanh toán để giải quyết các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.

Điểm thu tiền nước tại Công ty

Khách hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp như thanh toán qua thẻ ATM, dịch vụ internet banking, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu hoặc nộp tiền mặt ngay tại ngân hàng gần nhất có hợp tác với công ty. Ngoài ra, khách hàng có thể thanh toán tiền nước qua điện thoại di động thông qua hệ thống Bank plus của mạng Viettel với nhiều ưu điểm vượt trội, tiện lợi cho cho người sử dụng.

Việc triển khai hóa đơn điện tử là một sự thay đổi lớn của Công ty nói riêng với các doanh nghiệp khác nói chung với nhiều lợi ích đáng kể:

1. Tiết kiệm chi phí tối ưu cho doanh nghiệp

Theo tính toán của các chuyên gia tài chính, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ. Chính bởi số tiền đầu tư cho hoạt động này không nhiều, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu).

Khách hàng đóng tiền và nhận phiếu thu tại quầy thu

2. Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

3. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ  có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.

4. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như: Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tin nhắn SMS, Hỗ trợ xuất hóa đơn trực tiếp trên Website chăm sóc khách hàng, In biên lai hóa đơn tiền nước bằng máy in nhiệt tại quầy thu hoặc in biên lai hóa đơn tại nhà khách hàng thông qua máy in nhiệt di động

Với nhiều lơi ích vượt trội, ưu việt, có thể khẳng định, việc sử dụng hóa đơn điện tử và mở rộng các phương thức thanh toán là phù hợp với xu thế phát triển của xã hội, là thể hiện sự “khoa học, văn minh, chủ động, an toàn và hiệu quả”, là xu hướng hiện nay của các công ty cấp nước thực hiện theo dự kiến lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế từ năm 2018.

Đặc biệt, với việc áp dụng giải pháp tổng thể mạng cấp nước CityWork mang đến cho các đơn vị cấp nước một giải pháp tổng thể tích hợp liên thông hóa đơn điện tử, SMS, thanh toán vào phần mềm quản lý khách hàng. Việc liên kết, tích hợp phát hành hóa đơn điện tử tập trung trên hệ thống CityWork hỗ trợ  quản lý được đồng bộ và thuận tiện, tránh những sai lệch không đáng có. CityWork quản lý tập trung từ việc phát hành hóa đơn, thanh toán tiền nước đến việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử. Website chăm sóc khách hàng trên hệ thống CityWork đảm bảo tính bảo mật thông tin hóa đơn của khách hàng thông qua việc khách hàng muốn tra cứu thông tin cần đăng nhập theo tài khoản đã được cung cấp, hỗ trợ đầy đủ các tiện ích đáp ứng yêu cầu tra cứu của người dùng nước: Tra cứu chỉ số, tra cứu hóa đơn, in ấn hóa đơn,… Ngoài ra ứng dụng “NUOCSACH” được cài đặt trên thiết bị di động cũng hỗ trợ người dùng nước tra cứu thông tin chỉ số, hóa đơn tiền nước một cách nhanh chóng, dễ dàng.