Hiện nay Công ty Cổ phần Nước sạch Vĩnh Phúc đang quản lý gần 17.000 đồng hồ dịch vụ, 12 tuyến nước thô với tổng chiều dài hơn 5.3 km, 164 tuyến truyền tải phân phối với tổng chiều dài hơn 87.5 km, 2005 tuyến ống dịch vụ với tổng chiều dài là 155.824 km, 130 van chặn, 49 van xả kiệt, xả khí, 3791 điểm đấu nối tại các khu vực thị xã Phúc Yên và các huyện lân cận. Với một khối lượng lớn các tài sản như thế luôn cần phải theo dõi, quản lý, bảo dưỡng và vận hành liên tục thì công tác quản lý vận hành mạng lưới cấp nước của công ty vẫn còn nhiều bất cập, đặc biệt trong công tác quản lý lưu trữ số liệu, sổ sách, giấy tờ, bản vẽ… rời rạc, tản mát gây ra khó khăn và tốn thời gian công sức trong việc tìm kiếm, thống kê, cập nhật xử lý thông tin. Bên cạnh đó, với các công việc thường xuyên làm ngoài hiện trường để biết được tình trạng của tài sản và làm giảm tình trạng thất thoát nước như: kiểm tra rò rỉ, kiểm tra van, sửa chữa, lắp đặt, sự cố vỡ đường ống, mất nước,… và công việc ghi chỉ số nước vẫn đang được thực hiện bằng phương pháp thủ công sử dụng nhiều thiết bị: giấy, máy ảnh, bút,… Chưa có công cụ hữu hiệu trong việc ghi nhận những thông tin trực quan, khách quan ngoài hiện trường như vị trí, thời gian, hình ảnh, video, số liệu,…
Trong thời gian qua, công ty đã kịp thời nắm bắt xu hướng và chủ động áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả công việc, công tác sản xuất kinh doanh của công ty và đã phối hợp với công ty Cổ phần Công nghệ Thông tin Địa lý eK (eKGIS) triển khai “Giải pháp Phần mềm quản lý bảo trì tài sản và quản lý khách hàng mạng cấp nước CITYWORK.VN”. Phần mềm CITYWORK.VN được triển khai online trên web, có nhiều ưu điểm, có thể truy cập, khai thác sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị (laptop, PC, mobile), đáp ứng được yêu cầu xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin tài sản mạng cấp nước được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng, biết được tình trạng tài sản, lý lịch vận hành, tình trạng cung cấp nước thiếu hay đủ, chủ động lịch trình thiết kế cải tạo, mở rộng mạng lưới, tổng hợp, thống kê và báo cáo một cách nhanh chóng hiệu quả và còn hỗ trợ công tác ghi chỉ số tiêu thụ nước…Việc sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ GIS trong vận hành cấp nước giúp Công ty có cái nhìn tổng thể về toàn bộ mạng lưới cấp nước, phục vụ việc sửa chữa hỏng hóc, thay lắp đường ống, đồng hồ, mà không cần phải tra cứu mất nhiều thời gian, công sức như trước.
Trước đây, mỗi khi tiếp nhận yêu cầu sửa chữa của khách hàng, cán bộ trực phải ghi vào sổ rồi nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn, hỏi số điện thoại của khách hàng để nắm thông tin, địa chỉ, sau đó mới đề xuất thiết bị vật tư sửa chữa. Công việc này lại liên quan tới một công nhân khác chuyên làm nhiệm vụ sửa chữa. Vì thế, nếu người này nghỉ hưu hoặc chuyển công tác thì sẽ rất khó khăn bởi không thể nắm được lịch sử hỏng hóc, hoặc trường hợp khi có cán bộ ghi chỉ số nghỉ việc đột xuất có người mới làm thay, nhưng lại không biết nhà khách hàng ở đâu, gặp khó khăn trong việc định hướng tìm đường đến nhà khách hàng sẽ làm mất rất nhiều thời gian và phải có một người khác dẫn đi. Bây giờ mọi thứ đã khác, chỉ cần click nhẹ vào chấm vòng tròn nhỏ màu xanh trên màn hình máy tính hay trên thiết bị di động thì một hộp nhỏ sẽ hiện ra với đầy đủ thông tin: vị trí, tên, địa chỉ hộ dùng nước, mã khách hàng, lịch sử tiêu thụ nước… mà không mất nhiều thời gian, công sức tra cứu như trước. Đó là một trong những tiện ích của phần mềm quản lý mạng cấp nước CITYWORK.VN theo công nghệ GIS đang được ứng dụng tại công ty. Một số phân hệ của phần mềm CITYWORK.VN mà công ty đã áp dụng:
1. Phân hệ Quản lý tài sản mạng cấp nước trên bản đồ số (GIS):
Một trong những giải pháp quan trọng mà công ty đã áp dụng là phân hệ Quản lý tài sản mạng cấp nước trên nền bản đồ số. Với phần mềm CITYWORK.VN đã:
-Thiết lập cho công ty một cơ sở dữ liệu tài sản mạng cấp nước (trạm bơm, nhà máy nước, van, đồng hồ, trụ cứu hỏa, đường ống nước thô, đường ống truyền tải – phân phối,…) tập trung, thống nhất.
– Quản lý toàn bộ thông tin tài sản mạng cấp nước trực quan trên bản đồ GIS với đầy đủ thông tin vị trí, hình ảnh, thông số kỹ thuật, dễ dàng tra cứu, truy xuất dữ liệu, cập nhật dữ liệu cũng như quản lý, ghi nhận các thông tin về vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, quản lý sự cố, xử lý sự cố,… diễn ra hàng ngày trên mạng lưới giúp giảm thiểu chi phí sửa chữa, bảo trì tài sản mạng cấp nước
– Phần mềm hỗ trợ thu thập dữ liệu tài sản tại thực địa (vị trí, hình ảnh, thông tin) bằng di động với khả năng hiệu chỉnh vị trí trên bản đồ nền để phục vụ cho việc lập bản đồ tài sản mạng cấp nước.
– Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý tài sản (điều chuyển, thay thế, kiểm tra, bảo trì, kiểm kê, thanh lý,…)
– Tiếp nhận, quản lý tập trung yêu cầu bảo trì trực quan trên bản đồ tài sản
– Cung cấp các thông tin tổng hợp, kiểm kê tài sản, thiết bị chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ người quản lý trong việc ra quyết định, xử lý kịp thời.
2. Phân hệ Quản lý khách hàng bằng CITYWORK.CRM
Với CITYWORK.CRM đã giúp công ty quản lý đầy đủ thông tin về khách hàng sử dụng nước trên bản đồ: vị trí, hình ảnh, địa chỉ, số hợp đồng, đính kèm hợp đồng,… Ngoài ra, CITYWORK.CRM còn hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý khách hàng sử dụng nước:
– Quản lý đầy đủ thông tin đăng ký, lắp đặt, lập hợp đồng, hợp đồng (Một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng, một hợp đồng có thể có nhiều đồng hồ)
– Quản lý sổ đọc chỉ số trên di động
– Cập nhật số liệu đọc chỉ số từ di động hoặc bằng tay
– Tính toán sản lượng tiêu thụ
– Hỗ trợ truy thu, thay thế đồng hồ nước
– Tính tiền, lập hóa đơn, in hóa đơn tiêu thụ nước (Tính tiền hỗ trợ áp định mức, hỗ trợ tính theo số hộ sử dụng)
– Thanh toán qua mã vạch (nếu hóa đơn in thêm phần mã vạch)
– Tổng hợp, báo cáo sản lượng, doanh thu, công nợ
– Thông báo thông tin tiền nước qua email, sms
– Cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin sử dụng nước, tra cứu hóa đơn tiền nước, tra cứu lịch ghi chỉ số, tra cứu trạng thái xử lý đăng ký sử dụng nước,.. trên website.
– Phân quyền hệ thống đến từng chức năng, theo phạm vi dữ liệu được khai thác.
3. Nghiệp vụ Ghi chỉ số tiêu thụ và kiểm tra đồng hồ nước bằng thiết bị di động
Với sự quyết tâm và mong muốn ứng dụng công nghệ mới vào công việc, công tác quản lý ghi chỉ số đồng hồ nước để nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã mạnh dạn áp dụng phần mềm CITYWORK.VN vào công tác ghi chỉ số tiêu thụ nước bằng thiết bị di động. Đây là một trong những giải pháp hữu ích cho công ty trong việc kết hợp giữa ghi chỉ số nước và kiểm tra đồng hồ nước. Với phần mềm CITYWORK.VN cán bộ ghi chỉ số chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh đi ghi chỉ số đồng hồ với danh sách đồng hồ nước được sắp xếp theo tuyến ghi cùng các thông tin về khách hàng, vị trí khách hàng trên bản đồ, chỉ số tiêu thụ các tháng gần đây và giao diện dễ dàng cập nhật thông tin chỉ số mới, chụp ảnh mặt đồng hồ, cũng như giao diện báo hỏng, báo sự cố đồng hồ nước.
Ngoài ra, CITYWORK.VN còn cho phép tự động tính toán sản lượng ngay sau khi có kết quả ghi chỉ số để giải đáp ngay cho khách hàng về số nước tiêu thụ và giám sát quản lý công việc ghi chỉ số chặt chẽ hơn để phòng tránh tình trạng thất thoát nước. Các thông tin về chỉ số, thông tin báo hỏng được đồng bộ từ điện thoại về hệ thống trung tâm để dễ dàng kiểm tra, đối soát và kết xuất dữ liệu để đưa vào phần mềm in hóa đơn. Toàn bộ nhân viên ghi chỉ số của công ty không còn ghi chỉ số trên giấy thay vào đó là ghi chỉ số kết hợp kiểm tra đồng hồ nước bằng điện thoại di động và đồng bộ dữ liệu trực tiếp vào phân hệ quản lý khách hàng để phục vụ lập hóa đơn tiền nước
4. Phân hệ Quản lý kiểm tra, bảo trì, sửa chữa tài sản hiện đại tại hiện trường
Ngoài ra, Phần mềm CITYWORK.VN còn là một công cụ hữu ích cho công ty hiện đại hóa quản lý công việc kiểm tra, bảo trì tài sản tại hiện trường (kiểm tra tình trạng tài sản, kiểm tra rò rỉ, kiểm tra xử lý sự cố vỡ đường ống nước, mất nước…) mọi lúc mọi nơi trên di động, máy tính bảng hoặc trên web theo một quy trình liền mạch từ giao việc, tiếp nhận thực hiện công việc, kiểm tra giám sát kết quả thực hiện, báo cáo tình hình thực hiện công việc, trao đổi – nhắc nhở – đánh giá công việc,… đã giúp cấp quản lý cũng như nhân viên chủ động trong quá trình theo dõi tiến độ thực hiện công việc vận hành, duy tu bảo trì tài sản, kịp thời xử lý khắc phục sự cố, làm giảm tình trạng thất thoát nước
Hiện tại, toàn bộ bộ hoạt động kiểm tra mạng cấp nước tại hiện trường được thực hiện bằng điện thoại di động và đồng bộ dữ liệu trực tiếp vào phân hệ quản lý bảo trì giúp lãnh đạo, cán bộ điều hành dễ dàng nắm bắt, theo dõi các vấn đề, sự cố xảy ra trên mạng lưới và toàn bộ các yêu cầu bảo trì, công việc bảo trì từ kiểm tra rò rỉ, sự cố đến công việc sửa chữa,… được quản lý tập trung, trực quan trên bản đồ mạng cấp nước giúp lãnh đạo, cán bộ điều hành dễ dàng nắm bắt và giám sát các hoạt động bảo trì, sửa chữa ngay cả khi không có mặt tại đơn vị, hiện trường
5. Website chăm sóc khách hàng
Công ty đã triển khai ứng dụng Quản lý chăm sóc khách hàng lên website của công ty để khách hàng sử dụng nước có thể vào:
– Tra cứu thông tin tiền nước, tra cứu lịch ghi chỉ số, lịch cắt nước, tra cứu trạng thái xử lý đăng ký sử dụng nước,..
– Đăng ký lắp đặt trực tuyến
– Thanh toán trựctuyến
– Hóa đơn điện tử
Theo ông Ngô Trường Giang, Giám đốc Công ty đã khẳng định: Phần mềm CITYWORK.VN đã giúp Công ty quản lý tốt công việc hàng ngày, dễ sử dụng, phù hợp với quy trình quản lý của Công ty nên càng phát huy hiệu quả, nâng cao công tác sản xuất kinh doanh của công ty, cán bộ nhân viên chủ động hơn trong công việc và đã kịp thời giải đáp các thắc mắc, xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng hoặc cộng đồng, nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Một số hình ảnh, video thực tế của cán bộ ghi chỉ số đi ghi chỉ số nước tại hiện trường: